WEG-Verwaltung Pflichten 2026: Kompletter Leitfaden für Eigentümer
Was sind die Pflichten einer WEG-Verwaltung?
Die Pflichten einer WEG-Verwaltung gliedern sich in drei Bereiche: Kaufmännische Pflichten (Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Instandhaltungsrücklage), Technische Pflichten (Gebäudeüberwachung, Instandhaltung, Wartungsverträge) und Rechtlich-organisatorische Pflichten (Eigentümerversammlung, Vertretung nach außen, Beschlussumsetzung). Gesetzliche Grundlage ist das WEG, insbesondere §§ 27 und 28.
Eine professionelle WEG-Verwaltung ist das Rückgrat jeder Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie sorgt nicht nur für ein harmonisches Miteinander, sondern ist auch entscheidend für den langfristigen Werterhalt Ihrer Immobilie.
Die Verantwortung ist vielfältig und im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) sowie im Verwaltervertrag klar geregelt. Besonders in Norddeutschland – in Hamburg, Kiel und Lübeck – sind lokale Besonderheiten wie maritime Einflüsse, historische Bausubstanz und regionale Rechtsprechung zu beachten.
💡 Wichtig zu wissen
Die Pflichten einer WEG-Verwaltung sind gesetzlich im § 27 WEG verankert. Der Verwalter ist verpflichtet, die Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft auszuführen und die gemeinschaftlichen Angelegenheiten ordnungsgemäß zu verwalten.
📑 Inhaltsverzeichnis
1. Kaufmännische Pflichten: Finanzen im Griff
Die kaufmännische Verwaltung ist das Herzstück der Verwaltertätigkeit. Hier geht es um die korrekte und transparente Abwicklung aller finanziellen Angelegenheiten der Gemeinschaft.
Kernaufgaben im kaufmännischen Bereich:
- Wirtschaftsplan erstellen: Jährliche Planung aller Einnahmen und Ausgaben, inklusive Vorschuss für Hausgeld und Instandhaltungsrücklage
- Jahresabrechnung: Detaillierte Aufstellung aller tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben mit Nachweis für jeden Eigentümer
- Instandhaltungsrücklage verwalten: Getrennte Verwaltung der Rücklagen auf separatem Konto, Verwendung nur nach Beschluss
- Zahlungsverkehr: Überwachung der Hausgeldzahlungen, Mahnwesen bei Zahlungsverzug, Rechnungsbegleichung
- Buchführung: Ordnungsgemäße Erfassung aller Geschäftsvorfälle nach kaufmännischen Grundsätzen
- Vermögensverwaltung: Sichere Anlage des Gemeinschaftsvermögens unter Beachtung der Beschlüsse
Was gehört zur Instandhaltungsrücklage?
Die Instandhaltungsrücklage ist ein von allen Eigentümern gemeinsam angespartes Vermögen für künftige Instandsetzungen am Gemeinschaftseigentum. Der Verwalter verwaltet dieses Kapital getrennt vom übrigen Vermögen und setzt es nur nach Beschluss der Eigentümergemeinschaft ein.
Hinweis für Hamburg
In Hamburg ist bei älteren Objekten in Stadtteilen wie Eimsbüttel oder Winterhude eine höhere Instandhaltungsrücklage empfehlenswert. Durch die maritime Lage und historische Bausubstanz entstehen häufiger Sanierungsbedarfe. Eine vorausschauende Planung schützt vor überraschenden Sonderumlagen.
Rechtliche Grundlage:
Die kaufmännischen Pflichten sind in § 28 WEG verankert. Der Verwalter muss die Jahresabrechnung binnen drei bis sechs Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres vorlegen und zur Eigentümerversammlung einladen.
2. Technische Pflichten: Werterhalt Ihrer Immobilie
Der technische Bereich umfasst alle Maßnahmen, die dem Erhalt und der Pflege des Gemeinschaftseigentums dienen. Ein proaktives technisches Management beugt größeren Schäden vor und sichert den Wert Ihrer Investition.
Zentrale Aufgaben im technischen Bereich:
- Gebäudezustand überwachen: Regelmäßige Begehungen und Kontrollen des Gemeinschaftseigentums
- Instandhaltungsplanung: Langfristige Planung notwendiger Sanierungen und Modernisierungen
- Handwerker beauftragen: Auswahl qualifizierter Fachfirmen, Angebotseinholung, Vergabe nach Beschluss
- Wartungsverträge verwalten: Abschluss und Überwachung von Verträgen (Aufzug, Heizung, Brandschutz etc.)
- Schadensmeldungen bearbeiten: Schnelle Reaktion bei Mängeln, Koordination von Sofortmaßnahmen
- Bauprojekte koordinieren: Begleitung größerer Sanierungsmaßnahmen, Kontrolle der Ausführung
Besonderheit in Kiel & Lübeck
In Küstenstädten wie Kiel und Lübeck stellt die salzhaltige Meeresluft besondere Anforderungen an die Bausubstanz. Fassaden, Fenster und Metallelemente benötigen intensivere Pflege und kürzere Wartungszyklen als im Binnenland.
Verkehrssicherungspflicht:
Der Verwalter trägt die Verantwortung für die Verkehrssicherheit des Gemeinschaftseigentums. Das umfasst Winterdienst, Reinigung, Beleuchtung und die Beseitigung von Gefahrenquellen. Bei Versäumnissen haftet die Eigentümergemeinschaft – und damit indirekt jeder Eigentümer.
3. Rechtliche & Organisatorische Pflichten: Sicherheit & Ordnung
Neben den Zahlen und der Technik gibt es eine Vielzahl rechtlicher und organisatorischer Aufgaben. Der Verwalter fungiert als Bindeglied zwischen Eigentümern, Behörden und Dienstleistern.
Wichtigste rechtliche und organisatorische Pflichten:
- Eigentümerversammlung (ETV): Einberufung mindestens einmal jährlich, ordnungsgemäße Vorbereitung mit Tagesordnung
- Protokollführung: Detaillierte Dokumentation aller Beschlüsse und Diskussionen der ETV
- Beschlussumsetzung: Ausführung aller gefassten Beschlüsse im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben
- Vertretung nach außen: Abschluss von Verträgen im Namen der Gemeinschaft (Versicherungen, Dienstleister)
- Verwalterbeirat koordinieren: Zusammenarbeit mit gewählten Eigentümervertretern
- Konfliktmoderation: Neutrale Vermittlung bei Streitigkeiten zwischen Eigentümern
- Dokumentenverwaltung: Archivierung aller wichtigen Unterlagen (Teilungserklärung, Beschlüsse, Verträge)
Wie oft muss eine Eigentümerversammlung stattfinden?
Nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) muss mindestens einmal jährlich eine ordentliche Eigentümerversammlung stattfinden. Der Verwalter ist verpflichtet, diese ordnungsgemäß vorzubereiten, durchzuführen und zu protokollieren.
WEG-Reform 2020: Wichtige Änderungen
Seit der WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 wurden einige Pflichten angepasst. Unter anderem wurde die Beschlussfassung per Umlaufverfahren erleichtert und die Möglichkeit zur Online-Teilnahme an Eigentümerversammlungen geschaffen.
Versicherungen:
Der Verwalter ist verpflichtet, ausreichenden Versicherungsschutz für das Gemeinschaftseigentum sicherzustellen. Dazu gehören typischerweise:
- Wohngebäudeversicherung
- Haftpflichtversicherung für Haus & Grund
- Glasversicherung (optional)
- Elementarschadenversicherung (besonders in Hamburg empfohlen)
Wie wird die WEG-Verwaltung kontrolliert?
Wer kontrolliert die WEG-Verwaltung?
Die Eigentümergemeinschaft kontrolliert die Verwaltung durch die jährliche Eigentümerversammlung. Zusätzlich kann ein Verwaltungsbeirat gewählt werden, der die laufende Arbeit des Verwalters überwacht und Einsicht in alle Unterlagen hat.
1. Jährliche Eigentümerversammlung
Bei der ordentlichen Eigentümerversammlung legt der Verwalter Rechenschaft ab. Die Jahresabrechnung wird geprüft, der Wirtschaftsplan für das kommende Jahr beschlossen. Eigentümer können Fragen stellen und bei Mängeln die Entlastung des Verwalters verweigern.
2. Verwaltungsbeirat
Viele Gemeinschaften wählen einen Verwaltungsbeirat aus ihrer Mitte. Dieser überwacht die laufende Arbeit, prüft Unterlagen und kann bei Bedenken die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung verlangen.
3. Einsichtsrecht in Unterlagen
Jeder Eigentümer hat das Recht, Einsicht in die Verwaltungsunterlagen zu nehmen (§ 24 Abs. 6 WEG). Dazu gehören Verträge, Rechnungen, Protokolle und die Buchhaltung.
⚠️ Wenn der Verwalter seine Pflichten verletzt
Bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen können Eigentümer die Abberufung des Verwalters mit einfacher Mehrheit beschließen (§ 26 Abs. 1 WEG). Auch eine außerordentliche Kündigung des Verwaltervertrags aus wichtigem Grund ist möglich. In solchen Fällen sollte vorab eine rechtliche Beratung erfolgen.
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Die Pflichten einer WEG-Verwaltung sind komplex und erfordern Fachwissen, Sorgfalt und Kommunikationsstärke. Ein guter Verwalter entlastet die Eigentümer, sichert den Werterhalt der Immobilie und sorgt für ein reibungsloses Miteinander.
Die drei Säulen – kaufmännische, technische und rechtlich-organisatorische Pflichten – greifen dabei ineinander. Besonders in Norddeutschland sind lokale Kenntnisse über Bausubstanz, Klima und Rechtsprechung unverzichtbar.
✅ Kurzcheck: Das zeichnet eine gute WEG-Verwaltung aus
- Transparente und pünktliche Jahresabrechnungen
- Proaktives technisches Management
- Regelmäßige Kommunikation mit den Eigentümern
- Kenntnisse der lokalen Besonderheiten in Hamburg, Kiel und Lübeck
- Digitale Tools für eine moderne und effiziente Verwaltung
- Faire und nachvollziehbare Kostenstruktur
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